Funcionalidades Ynnov - Boletins de alojamento SEF

Boletim de alojamento: Como tornar a comunicação ao SEF num processo simples e rápido?

15/07/2022
YnnovfuncionalidadesSEFcheck-in online

Num período em que a carga de trabalho aumenta cada vez mais, todas as automatizações que permitam às equipas poupar tempo e diminuir a probabilidade de ocorrerem erros são uma mais valia na gestão de um alojamento. A submissão de boletins de alojamento do SEF não é excepção e com a Ynnov consegue fazer isso mesmo.

As comunicações ao SEF podem ser uma dor de cabeça para os gestores e proprietários de alojamentos, especialmente em alturas de grande afluxo de hóspedes, como na época alta. No entanto, isto não tem de ser assim! Através do sistema de gestão da Ynnov, que inclui comunicações automáticas ao SEF, é possível poupar imenso tempo e garantir que cumpre todas as suas obrigações legais com facilidade.

Conheça um pouco mais a fundo o enquadramento legal das comunicações ao SEF e como pode tirar o melhor partido desta funcionalidade do software Ynnov, para que não perca mais tempo. Vamos a isso!

  • Que obrigações tenho enquanto proprietário/gestor de um alojamento?
  • Como posso fazer ou alterar o registo no SEF?
  • Como se processam as comunicações ao SEF no software Ynnov?
  • Que cuidados devo ter no preenchimento dos formulários?

Que obrigações tenho enquanto proprietário/gestor de um alojamento?

Os estabelecimentos hoteleiros e similares devem proceder à comunicação do alojamento de cidadãos estrangeiros. A comunicação é sempre feita por boletim de alojamento, em suporte eletrónico, através do Portal do SIBA. Estes boletins possibilitam a verificação automatizada de dados e permitem a rápida transmissão da informação, em condições de segurança.

Mas a que alojamentos, exatamente, é que isto é aplicado?

A todas as empresas exploradoras de estabelecimentos hoteleiros, meios complementares de alojamento turístico ou conjuntos turísticos, bem como todos aqueles que facultem, a título oneroso, alojamento a cidadãos estrangeiros.

Em que prazo deve ser cumprida esta obrigação?

O prazo de entrega dos boletins de alojamento é de três dias úteis, tanto para entrada como para a saída do cidadão estrangeiro. O prazo conta-se por dias inteiros a partir da data do alojamento ou da respectiva saída, independentemente da hora a que o registo foi efetuado.

Que hóspedes são abrangidos?

Deve ser comunicado o alojamento e saída de todos os hóspedes estrangeiros (todos os elementos do grupo), independentemente da idade.

Que dados é obrigatório comunicar?

O nome completo, a nacionalidade, a data de nascimento, o número e tipo de documento, o país emissor do documento, o país de residência e as datas de check-in e check-out. O local de nascimento e de residência são de preenchimento opcional.

Como posso fazer ou alterar o registo no SEF?

Todos os alojamentos têm de efetuar o seu registo junto do SEF através de um registo na área reservada do Portal SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), por forma a poderem fazer as suas comunicações. No momento do registo, pode ser selecionado um de três métodos de comunicação diferentes: web service, upload de ficheiros e inserção direta na página. Para que possa fazer a comunicação automática dos boletins de alojamento ao SEF através do software da Ynnov, deverá selecionar a opção web services.

Após este processo, o SEF envia aos proprietários um ofício em que indica os dados de identificação do alojamento: unidade hoteleira, estabelecimento e dados de acesso. São estes dados que deve indicar à Ynnov para que possamos estabelecer a ligação.

Caso já tenha efetuado o seu registo no portal SIBA e esteja por outro método de comunicação que não web service, basta solicitar a alteração para este método, enviando um email para siba@sef.pt. Pode usar o modelo abaixo, preenchendo com os dados da sua empresa:

“Enquanto responsável da empresa _____ , com o contribuinte _____, solicito a alteração da comunicação dos boletins de alojamento relativos ao alojamento _____ para web service. Desta forma, a comunicação passará a ser efetuada automaticamente através do PMS Ynnov. Email: _____ Contacto telefónico: _____”.
Assim que obtiver resposta por parte do SEF, basta que notifique a nossa equipa de Helpdesk.

Detalhe do formulário de check-in online da Ynnov

Como se processam as comunicações ao SEF no software Ynnov?

A Ynnov tem conectividade com os servidores do SEF, permitindo que a maioria do processo seja feito de forma automatizada, poupando muito tempo e trabalho e deixando a sua equipa mais livre para se centrar nos hóspedes.

Existem duas formas de fazer este processo: uma quase totalmente automatizada, para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo, e outra para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede.

  • Através do check-in online (versão automatizada):

Nesta versão, a submissão dos boletins de alojamento é um processo quase totalmente automatizado que, numa fase inicial, delega no hóspede a responsabilidade do preenchimento dos seus próprios dados. Como é que isto se processa?

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é criado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que já inclui o número de hóspedes que estão listados na reserva. Este link está disponível na própria ficha de reserva.

No separador dos Emails e SMS, é possível criar um modelo de comunicação automática que, num momento a definir (quando a reserva é criada ou X dias antes da data do check-in, por exemplo), envia para o hóspede um email em que lhe solicita o preenchimento antecipado do formulário, que pode ser inserido através de um campo de preenchimento automático. Pode também, em alternativa, enviar o link por outros métodos de comunicação da sua preferência.

O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário. Pode ainda deixar-lhe algumas informações adicionais que poderão ser úteis, como por exemplo se viaja em trabalho ou com a família, se é a primeira vez que está na cidade e tem a possibilidade de lhe deixar, caso deseje, observações e um contacto de email pessoal. Se tiver criado serviços adicionais na plataforma da Ynnov, estes serão também apresentados ao hóspede para que ele possa fazer a sua requisição, de forma a fazer vendas cruzadas e aumentar a rentabilidade dos seus alojamentos.

Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no separador SEF, no sub-menu Por validar. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção. Na área Por validar, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. É tão simples como dois cliques: clique para abrir, verificar se está tudo devidamente preenchido e clique para validar. E a sua intervenção no processo está concluída.

Deste momento em diante, é o próprio software que vai enviar automaticamente ao SEF todas as comunicações que já estão por si validadas, bem como as alterações que ocorram posteriormente. Por outras palavras, não tem de se preocupar mais.

  • Preenchimento manual do formulário:

Caso prefira, pelas mais variadas razões, recolher os dados diretamente junto do hóspede e preencher por si próprio o formulário, no momento do check-in ou assim, pode também fazê-lo.

Consegue, a partir de várias áreas da plataforma Ynnov, aceder rapidamente ao formulário a preencher, clicando com o botão do lado direito em cima da respetiva reserva e selecionando SEF. Pode fazê-lo no painel inicial (em qualquer reserva que esteja listada na área de check-in, check-out ou in-house) e no mapa/listagem de reservas (navegando até à data e reserva pretendida).

Aberto o pop-up com o formulário, basta que preencha os dados solicitados para o primeiro hóspede e clique em Guardar hóspede. Repita o processo para os vários hóspedes incluídos na reserva. Os registos que são guardados ficam listados na parte inferior da janela e podem ser alterados a qualquer altura. Quando adicionar todos os registos, clique em Concluir. Depois de qualquer alteração, deve clicar em "Guardar Hóspede" de modo a serem enviadas as atualizações da ficha.

Detalhe da comunicação de boletins de alojamento SEF da Ynnov

Que cuidados devo ter no preenchimento dos formulários?

Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros de comunicação dos mesmos. As regras que devem ser obedecidas são:

  • Não usar caracteres especiais (acentos, cedilhas, caracteres de outros alfabetos como chineses, russos, etc);
  • O número de caracteres para o local de residência não deve exceder os 30;
  • O número de caracteres para o documento de identificação não deve exceder os 16;
  • O número de caracteres para o nome e apelido tem de ser sempre superior a 2;
  • Preencher sempre todos os campos do boletim;
  • Preencher um boletim para cada hóspede, mesmo fazendo parte da mesma reserva.

Se ainda não é nosso cliente e quer ficar a conhecer melhor o que o software da Ynnov pode fazer por si, peça dados de acesso temporários à versão de demonstração do nosso software na nossa página inicial (botão “Experimentar grátis”) ou inscreva-se numa das nossas sessões de apresentação (botão “Pedir demonstração”). Ou então contacte a nossa equipa através do telefone 308 815 350 . Teremos todo o gosto em responder às suas questões.

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