E se emitir as faturas do seu alojamento fosse tão fácil como um simples clique?

A faturação é uma obrigação legal dos proprietários e gestores de alojamentos, da qual não há escape e que consome bastante tempo. Falta de disponibilidade e erro humano acabam por ser riscos presentes, que podem atrapalhar a eficiência da gestão de um alojamento e causar problemas. No entanto, com a ferramenta certa, este processo pode-se tornar fluido e muito rápido.

É por esta razão que a Ynnov desenvolveu o software de faturação certificada para alojamentos: o YnnovFAT - um dos módulos opcionais que disponibilizamos aos nossos clientes. Siga-nos nesta viagem e fique a conhecer um pouco mais sobre o YnnovFAT e as obrigações legais previstas para quem gere um alojamento local.

• O que é que eu tenho de faturar no meu alojamento local e a quem?
• Como funciona o YnnovFAT?
• Quais as principais mais valias do YnnovFAT?

O que é que eu tenho de faturar no meu alojamento local e a quem?

Os proprietários de alojamento local estão obrigados a emitir, por cada prestação de serviço, a respetiva fatura, fatura simplificada ou fatura-recibo. A indicação do número de identificação fiscal (NIF) dos adquirentes nas faturas é sempre obrigatória, salvo se o cliente for um particular e não o solicitar.

Se está obrigado ou optou pela contabilidade organizada, tem de emitir as faturas através de um programa certificado pela Autoridade Tributária (AT) ou da aplicação disponibilizada no Portal das Finanças. Pode também recorrer a um programa de faturação por sua opção pessoal, mesmo não estando vinculado por estes regimes.

Mensalmente, é obrigado a comunicar os elementos das faturas à AT (à excepção de quem emite os documentos diretamente no Portal das Finanças), até ao dia 12 do mês seguinte ao da emissão da fatura.

Quanto ao destinatário das faturas a emitir, o esclarecimento vem diretamente da AT: as faturas ou recibos relativos aos serviços de alojamento local “devem ser emitidos em nome dos hóspedes destinatários de tais serviços e não das empresas que intermedeiam as reservas e/ou pagamentos desse alojamento”. Mais ainda, é “o proprietário e/ou titular do direito de exploração do estabelecimento de alojamento local que, na qualidade de ‘anfitrião da Airbnb’ ou ‘provedor da Booking’, deve passar [a fatura] ao hóspede sem deduzir a comissão que é devida à Booking ou a taxa de serviço que lhe é cobrada e retida pela Airbnb”.

Nestes documentos “deve constar o valor total do serviço de alojamento (i.e. as denominadas taxas de alojamento, eventualmente acrescidas de taxa de limpeza e outros adicionais específicos)”.

Como funciona o YnnovFAT?

O YnnovFAT é um software de faturação simplificada, desenvolvido pela Ynnov e certificado pela AT, e é um dos módulos opcionais que pode acrescentar à sua plataforma Ynnov. Ao estar totalmente integrado com o software de gestão de alojamento, permite-lhe passar a cumprir com as suas obrigações legais da forma mais rápida e simples, para que não gaste tempo desnecessariamente. Nós explicamos como.

Através do YnnovFAT, pode faturar todas as reservas, taxas e serviços adicionais criados na Ynnov. Mas mais importante do que isso, consegue fazê-lo sem sequer sair da sua plataforma e com um simples clique do botão. No painel inicial ou no seu mapa de reservas, basta que carregue com o botão direito do rato sobre a reserva pretendida e selecione a opção “Emitir fatura”. Imediatamente, a fatura será gerada e vem já pré-preenchida com a informação da reserva. Basta carregar no botão “Confirmar” e a fatura está pronta para ser exportada. Rápido e eficaz, sem tempo desperdiçado.

Caso seja necessário, pode editar a fatura manualmente e alterar quaisquer campos antes de a confirmar. Pode, também, emitir várias faturas para cada reserva.

Ainda na plataforma Ynnov, consegue consultar a lista das faturas emitidas, relativas a reservas que entraram pela plataforma, e a lista das faturas relativas a valores que ainda estão pendentes.

Diretamente no software YnnovFAT, consegue emitir e exportar faturas-recibo, faturas, recibos, faturas proforma, notas de crédito e débito e os seus ficheiros SAFT - tudo aquilo que precisa para dar resposta às necessidades de faturação do seu alojamento.

Quais as principais mais-valias do YnnovFAT?

A primeira vantagem é óbvia e já a referimos no ponto anterior: a rapidez com que consegue emitir uma fatura de uma reserva, sem sequer ter de entrar no software de faturação. Mas não é a única!

O YnnovFAT não tem limite no número de faturas que pode emitir. Mais ainda, ele não se esgota na sua ligação ao software de gestão de alojamentos Ynnov: pode emitir faturas, em qualquer altura, relativas a outro artigo que não esteja relacionado com reservas ou serviços adicionais.

Pode também criar um perfil de acesso para o seu contabilista, para que este possa aceder diretamente e tratar do que for preciso.

Cada subscrição do YnnovFAT está vinculada a um único número de contribuinte emissor. No entanto, se tiver necessidade de faturar com mais do que um número de contribuinte, temos também uma solução para si: o MultiFAT. Com a Ynnov, pode ter várias contas de faturação, sendo que cada uma delas constitui uma subscrição independente. O valor do módulo de faturação varia em função do número de unidades. Contudo, as contas de multi-faturação têm sempre um custo de 8.50€/mês/conta extra.

Pode ter várias contas de faturação ligadas ao mesmo grupo, cada uma atribuída às unidades de alojamento que lhe dizem respeito. Pode também ter uma só conta de faturação ligada aos seus vários grupos, se todos faturarem com o mesmo número de contribuinte.

Se já é nosso cliente e gostaria de acrescentar o módulo de faturação certificada ao seu plano Ynnov (ou acrescentar contas adicionais), basta que envie um email com a solicitação para a nossa equipa de suporte (help@ynnov.pt) ou peça mais informações à nossa equipa comercial (sales@ynnov.pt | 308 815 350).

Se ainda não é nosso cliente e quer ficar a conhecer melhor o que o software da Ynnov pode fazer por si, peça dados de acesso temporários à versão de demonstração do nosso software na nossa página inicial (botão “Experimentar grátis”) ou inscreva-se numa das nossas sessões de apresentação (botão “Pedir demonstração”). Ou então contacte a nossa equipa comercial através do telefone 308 815 350. Teremos todo o gosto em responder às suas questões.

Este artigo não dispensa a consulta da informação legal vigente. Procure estar sempre informado sobre as suas obrigações legais, junto das entidades competentes, e evite surpresas menos agradáveis!