Ynnov e TTLock: uma nova integração para simplificar a gestão de acessos

A gestão de acessos faz parte da rotina de qualquer proprietário ou gestor de alojamento. Garantir que os hóspedes recebem os códigos de acesso no momento certo, assegurar um processo de check-in simples e evitar tarefas administrativas repetitivas são desafios que fazem parte da operação diária.

Nos últimos anos, as fechaduras inteligentes vieram transformar esta realidade. Ao permitirem gerir os acessos de forma remota, oferecem maior flexibilidade, aumentam a autonomia dos hóspedes e eliminam a necessidade de entrega presencial de chaves.

No entanto, existe uma etapa que continua, muitas vezes, a ser realizada manualmente: a criação dos códigos de acesso e o respetivo envio aos hóspedes. À medida que o número de reservas aumenta, este processo pode tornar-se repetitivo, consumir tempo e aumentar a probabilidade de erro.

É precisamente para responder a esta necessidade que a Ynnov disponibiliza a integração com a TTLock, permitindo automatizar a gestão dos códigos de acesso e das comunicações associadas, diretamente através da plataforma.

Neste artigo explicamos o que é a TTLock, como funciona esta integração e de que forma pode contribuir para uma gestão mais eficiente dos seus alojamentos.

• O que é a TTLock
• Ynnov e TTLock: uma integração pensada para automatizar processos
• Como funciona a integração na prática?
• Quais as principais vantagens desta integração?
• Como começar a utilizar?
• Uma integração que acompanha a evolução da gestão de alojamentos

O que é a TTLock

A TTLock é uma plataforma internacional especializada na gestão de acessos através de fechaduras inteligentes. Presente em milhares de alojamentos turísticos, hotéis e propriedades de alojamento local em todo o mundo, destaca-se pela flexibilidade da sua solução e pela facilidade com que permite controlar os acessos de forma remota.

A TTLock oferece uma grande variedade de produtos, incluindo fechaduras inteligentes, bem como sistemas de gestão de acessos baseados em tecnologias Bluetooth, WiFi e NFC. Esta versatilidade permite que cada alojamento escolha a solução mais adequada às suas necessidades, garantindo simultaneamente uma gestão de acessos simples, segura e adaptada aos diferentes perfis de hóspedes.

Para proprietários e gestores de alojamento, a utilização de fechaduras inteligentes representa também uma mudança na forma como os check-ins são realizados. Ao substituir a entrega física de chaves por acessos digitais, é possível proporcionar chegadas mais flexíveis, reduzir deslocações e simplificar significativamente a operação diária.

Ynnov e TTLock: uma integração pensada para automatizar processos

A utilização de fechaduras inteligentes já representa, por si só, uma evolução importante na gestão de acessos. Ainda assim, muitos proprietários e gestores de alojamento continuam a criar manualmente os códigos de acesso e a enviá-los individualmente aos hóspedes antes de cada estadia.

Quando o volume de reservas é reduzido, esta tarefa pode parecer simples. No entanto, durante períodos de maior ocupação ou quando se gerem várias propriedades em simultâneo, estas pequenas tarefas acabam por representar um investimento significativo de tempo.

Com a integração entre a Ynnov e a TTLock, esse processo é automatizado. Depois de estabelecer a ligação entre as duas plataformas, basta definir quando pretende que o código de acesso seja gerado (por exemplo, um dia antes do check-in) e configurar a comunicação automática que será enviada para o hóspede.

A partir desse momento, a Ynnov comunica automaticamente com a TTLock, gera o código de acesso de acordo com as definições estabelecidas e envia a comunicação ao hóspede no momento configurado, sem necessidade de qualquer intervenção manual.

Desta forma, um processo que anteriormente exigia várias ações passa a decorrer automaticamente, contribuindo para uma operação mais eficiente e organizada.

Como funciona a integração na prática?

Depois de concluída a configuração inicial, todo o fluxo passa a decorrer de forma automática. Imagine o seguinte cenário:

• Um hóspede efetua uma reserva para um alojamento equipado com uma fechadura TTLock;
• Na Ynnov, o gestor definiu previamente que o código de acesso deverá ser gerado um dia antes da chegada e que a comunicação automática será enviada na manhã do dia do check-in;
• A partir daí, todo o processo acontece sem necessidade de intervenção:
  1. Reserva confirmada;
  2. A Ynnov gera automaticamente o código de acesso;
  3. O código de acesso fica associado ao período da reserva;
  4. A comunicação automática é enviada ao hóspede por email, SMS ou WhatsApp;
  5. O hóspede recebe o código e acede ao alojamento de forma autónoma.

Todo o processo decorre automaticamente, eliminando tarefas repetitivas e permitindo que a equipa se concentre naquilo que realmente importa: proporcionar uma excelente experiência aos hóspedes.

Quais as principais vantagens desta integração?

Ao automatizar a criação e o envio dos códigos de acesso, a integração entre a Ynnov e a TTLock permite simplificar uma parte importante da operação diária dos alojamentos.

Mais do que reduzir tarefas manuais, esta integração contribui para tornar os processos mais consistentes, minimizar erros e melhorar a experiência tanto da equipa como dos hóspedes.

• Automatização da gestão de acessos: Depois de concluída a configuração inicial, deixa de ser necessário criar códigos manualmente para cada reserva ou enviá-los individualmente aos hóspedes. A Ynnov executa estas ações de acordo com as regras definidas pelo utilizador.
• Check-ins mais autónomos: Os hóspedes recebem todas as informações necessárias para aceder ao alojamento, tornando o processo de chegada mais simples e flexível, mesmo quando o check-in acontece fora do horário habitual.
• Mais tempo para a operação: Ao eliminar tarefas repetitivas, a equipa ganha tempo para se dedicar ao acompanhamento dos hóspedes, à preparação das unidades ou a outras atividades que acrescentam valor ao serviço prestado.
• Uma melhor experiência para o hóspede: Uma comunicação atempada e um processo de acesso simples transmitem confiança e profissionalismo, contribuindo para uma experiência positiva desde o primeiro momento da estadia.

Como começar a utilizar?

A configuração da integração é realizada diretamente na Ynnov e foi desenvolvida para que, depois de concluída a configuração inicial, todo o processo decorra automaticamente.

O primeiro passo consiste em estabelecer a ligação entre a conta TTLock e a Ynnov através do Marketplace Ynnov.

Depois de concluída a autenticação, será necessário associar cada unidade de alojamento à respetiva fechadura existente na TTLock. Esta associação garante que cada reserva comunica corretamente com o equipamento correspondente.

Concluído este processo, poderá personalizar o funcionamento da integração de acordo com as necessidades da sua operação.

Entre as principais configurações disponíveis encontram-se:

• Definição do momento em que o código de acesso será gerado;
• Configuração do momento em que o código é enviado para a TTLock;
• Criação da comunicação automática que será enviada ao hóspede por email, SMS ou WhatsApp;
• Utilização do placeholder “Código da porta” nas comunicações automáticas;
• Parametrização da validade dos códigos de acesso, de acordo com o horário de check-in e check-out definidos para cada reserva.

Depois de efetuadas estas configurações, a Ynnov passa a gerir automaticamente todo o processo, desde a geração do código de acesso até ao envio da comunicação ao hóspede.

Se pretender conhecer todos os passos de configuração em detalhe, consulte o artigo dedicado a esta integração no Centro de Ajuda Ynnov.

Uma integração que acompanha a evolução da gestão de alojamentos

A tecnologia continua a transformar a forma como os alojamentos gerem a sua operação. Automatizar processos deixou de ser apenas uma forma de poupar tempo; tornou-se uma forma de aumentar eficiência, reduzir tarefas administrativas e proporcionar uma experiência cada vez mais simples aos hóspedes.

Com a integração da TTLock, a Ynnov continua a alargar o seu ecossistema de integrações, permitindo que cada cliente escolha as soluções que melhor se adaptam ao seu modelo de operação e centralize a gestão dos seus alojamentos numa única plataforma.

Se já é cliente Ynnov e pretende esclarecer dúvidas sobre a integração com a TTLock, entre em contacto com a nossa equipa técnica.

Se ainda não é cliente Ynnov e pretende saber mais sobre esta integração, fale com a nossa equipa comercial através do telefone 308 815 350 ou do email sales@ynnov.pt.