Comunicações automáticas - Deixe a Ynnov fazer o seu trabalho por si

Não é novidade para ninguém que a comunicação com os hóspedes é essencial ao sucesso de um negócio de alojamento. Sempre o foi e, num mercado cada vez mais competitivo e com hóspedes mais exigentes, cada vez mais o é. Um deslize no atendimento ou até o simples esquecimento do envio de uma comunicação pode deixar um hóspede desagradado. Da mesma forma, uma comunicação clara, fluida e atempada pode deixá-lo mais propenso a fazer uma boa review e até a voltar noutra oportunidade.

É aqui que entra a funcionalidade das comunicações automáticas da Ynnov! O nosso software trata de todas as comunicações standard das reservas por si, sem falhas nem esquecimentos, para que possa centrar-se exclusivamente na fórmula mágica: o atendimento personalizado dos seus hóspedes.

Curioso? Vamos contar-lhe tudo.

• A importância da automatização das comunicações
• Que tipo de comunicações podem ser automatizadas?
• Quais as funcionalidades das comunicações automáticas da Ynnov?
• Como crio os modelos? E que cuidados devo ter?

A importância da automatização das comunicações

Quem trabalha na área do alojamento não tem mãos a medir com tantas tarefas a executar e tão pouco tempo para fazê-lo. E a comunicação com os hóspedes é, sem dúvida, uma das áreas que muito tempo consome diariamente e que não pode ser descurada.

É certo que o setor do turismo vive da interação e que o toque humano nunca poderá ser totalmente substituído, porque é um dos grandes fatores de diferenciação e de sucesso. No entanto, existe uma parte dessa comunicação com o hóspede que é transversal e repetitiva em todas as reservas. Logo, porquê continuar a gastar o seu tempo e o da sua equipa com esse tipo de comunicação, abrindo espaço a erro humano ou a algum esquecimento, quando pode automatizar essas mesmas comunicações e deixar a sua equipa muito mais liberta para aquelas tarefas que nenhum software pode substituir?

É isso mesmo que a Ynnov lhe propõe com a funcionalidade das comunicações automáticas: automatizar tudo aquilo que é repetitivo e comum às várias reservas, de modo a garantir que, sem intervenção humana, as comunicações seguem sempre a tempo e horas, sem falhas nem esquecimentos, devidamente formatadas, mantendo o seu hóspede informado, satisfeito e, quem sabe, mais aberto acrescentar outros serviços ou voltar um dia.

Que tipo de comunicações podem ser automatizadas?

Através da Ynnov, pode criar todos os modelos de comunicações automáticas que necessita, não há um número limite. No entanto, há, sem dúvida, alguns tipos de comunicação que se destacam pela sua importância.

Deixamos-lhe a sugestão de quatro comunicações que, uma vez automatizadas, não só lhe vão poupar bastante tempo, como também ajudarão a garantir que toda a operação corra da forma mais fluida possível.

● Confirmação da reserva

Prepare um modelo em que, sempre que entra uma nova reserva, é enviada ao hóspede uma comunicação de confirmação. Pode aproveitar este email para agradecer ao hóspede pela sua reserva e relembrar dados importantes como as datas, o número de hóspedes e o alojamento selecionado, bem como os valores envolvidos. Pode também notificar o hóspede do valor da TMT (se aplicável) e informá-lo como este será cobrado. Caso tenha interesse, é também uma boa altura para deixar os seus contactos diretos.

● Envio do formulário do check-in online

Na Ynnov, para cada nova reserva é criado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que é nada mais nada menos que a recolha dos dados necessários para submeter o boletim de alojamento do SEF. Em vez de gastar tempo a recolher e inserir pessoalmente estes dados, tire parte da funcionalidade das comunicações automáticas ao SEF e transfira esse trabalho para o seu hóspede! Crie uma comunicação, por exemplo X dias antes da data de check-in, em que solicita ao hóspede o preenchimento antecipado do formulário de check-in online. Como neste formulário estão visíveis os serviços adicionais que criou na Ynnov, tem ainda a oportunidade de fazer vendas cruzadas.

● Relembrar a data/hora do check-in

Prepare uma comunicação que, uns dias antes da data de check-in, relembre o seu hóspede que a sua reserva se inicia daí a X dias. Pode aproveitar para relembrar dados importantes como as datas e horas de check-in e check-out e a sua morada. Pode também dar algumas dicas práticas de como chegar ao alojamento e enviar as coordenadas GPS. Se tiver fechaduras inteligentes no seu alojamento, como as da homeit , é um bom momento para enviar o código de acesso. Se disponibilizar os serviços de recolha, armazenamento e entrega de bagagens da LUGGit , pode também enviar o link da sua página.

● Agradecimento de estadia

O trabalho de um anfitrião não termina com o fim da estadia. Crie um modelo que, no dia do check-out ou uns dias depois, agradeça ao seu hóspede pela sua estadia. Pode aproveitar esta comunicação para pedir uma review ao seu hóspede e/ou para lhe enviar um formulário de satisfação se tiver um. É também neste momento que pode trabalhar na fidelização do hóspede. Se tiver um website ou o nosso motor de reservas , indique-o ao hóspede para que numa próxima visita ele faça a sua reserva diretamente consigo.

Que funcionalidades tem a área de comunicações automáticas da Ynnov?

Antes de mais, as comunicações a enviar através da plataforma Ynnov podem ser de dois tipos: email e SMS. As comunicações por email são totalmente gratuitas e estão adequadas às especificidades definidas por cada canal de distribuição, para garantir a sua entregabilidade. As comunicações por SMS podem ser feitas para números de qualquer país (nacional ou estrangeiro) e implicam a compra de um pack de SMS à Ynnov.

Mas falemos de funcionalidades. Contamos-lhe tudo o que pode fazer:

• Seleção de unidades de alojamento: um modelo pode ser aplicado à totalidade das suas unidades ou ser exclusivo de algumas;
• Seleção da origem da reserva: pode ter modelos que são enviados para todas as reservas, independentemente do canal de origem, e outros apenas para as reservas de um determinado canal ou vendas diretas, por exemplo;
• Momento de envio: o momento de envio define-se em X número de dias antes ou depois da data de criação da reserva, de check-in ou de check-out;
• Remetente: nos emails pode selecionar o endereço para o qual quer que os seus hóspedes respondam e nas SMS pode definir o nome que aparece no campo do remetente (o seu número nunca ficará visível);
• Destinatários: poderá definir comunicações automáticas para hóspedes, proprietários e outros;
• Multi-idioma: os modelos podem ser criados em vários idiomas (tradução não é automática) e, no momento do envio, o software envia o idioma mais adequado em função da nacionalidade registada na ficha da reserva;
• Registo de modelos de comunicação: verifique facilmente os modelos existentes, crie novos e desative ou apague modelos que já não usa;
• Comunicações enviadas: consulte o registo das comunicações que foram enviadas através da Ynnov.

Os emails têm ainda estas funcionalidades adicionais:

• Personalização: Inserção de campos de preenchimento automático, que vão buscar a informação presente na ficha da reserva, para lhe permitir personalizar a sua comunicação com um vasto leque de dados do hóspede, da reserva, do seu alojamento e do grupo/propriedade;
• Formatação básica: assinale informações importantes a bold, faça listagens e destaque títulos;
• Pré-visualização: pré-visualize os seus modelos antes de os assinalar como ativos, para confirmar se está tudo a seu gosto.

Como crio os modelos? E que cuidados devo ter?

Criar um modelo de comunicação automática é um processo extremamente simples. Basta aceder ao separador de Emails e SMS no software Ynnov, carregar no botão “Criar um novo modelo” e preencher os campos solicitados. Para finalizar, guarde o seu modelo e active-o. A partir desse momento, todas as reservas que se insiram nos parâmetros que definiu, ao passar pelo momento de envio selecionado, vão receber essa comunicação de forma totalmente automática. Não tem que se preocupar com mais nada. Como dissemos, simples e eficiente.

E em termos de conteúdo? Apesar de ter total liberdade na criação dos seus modelos, deixamos-lhe algumas dicas que podem ajudá-lo a garantir uma comunicação eficaz e agradável, que promova o bom entendimento e aumente a satisfação dos hóspedes:

• Personalize as suas comunicações com os respectivos campos de preenchimento automático, para humanizar e individualizar o discurso (por exemplo, cumprimente os seus hóspedes pelo nome);
• Seja conciso, não crie comunicações demasiado extensas, que o hóspede poderá ter preguiça de ler;
• Seja claro, organize a informação de forma lógica. Pode criar listagens para ajudar a organização e utilizar o bold para realçar informação importante;
• Relembre informação útil, como datas e horas de check-in e check-out ou a morada do alojamento, para que o hóspede consiga facilmente encontrá-la;
• Não escreva tudo em maiúsculas, pois além de tornar a leitura menos agradável, pode ser considerado o equivalente escrito de gritar.

Se é nosso cliente, explore a fundo esta funcionalidade da sua plataforma para tirar o máximo partido, poupar tempo na sua gestão e garantir a fluidez de toda a operação. Se tiver dúvidas, entre em contacto com a nossa equipa de suporte ( help@ynnov.pt ) e rapidamente iremos esclarecê-lo.

Se ainda não é nosso cliente e quer ficar a conhecer melhor o que o software da Ynnov pode fazer por si, peça dados de acesso temporários à versão de demonstração do nosso software na nossa página inicial (botão “Experimentar grátis”) ou inscreva-se numa das nossas sessões de apresentação (botão “Pedir demonstração”). Ou então contacte a nossa equipa comercial através do telefone 308 815 350 . Teremos todo o gosto em responder às suas questões.